Pracuję aktualnie nad rozwiązaniem pozwalającym na monitorowanie wydatków na uczelni. Kolejna skomplikowana sprawa.
Dlaczego zarządzanie finansami w uczelni publicznej jest tak skomplikowane? Pomijając multum przepisów obowiązujących w Polsce warto zwrócić uwagę na liczbę rodzajów środków:
- środki budżetowe o bardzo skomplikowanej nazwie (z ukrytymi wewnątrz odpisami amortyzacyjnymi),
- DZS UPB, czyli dotacja ministerialna na utrzymanie potencjału badawczego,
- DZS BMN, czyli dotacja ministerialna na badania młodych naukowców,
- środki w ramach realizowanych projektów,
- środki w ramach realizowanych umów uczelnia-firma,
- i jeszcze kilka innych.
Ale to nie koniec. Struktura uczelni to wydziały – trzy pierwsze kategorie środków podlegają jeszcze podziałowi pomiędzy te jednostki. Niżej mamy jeszcze strukturę instytutowo-katedtralną – kolejny podział.
W ten sposób uzyskujemy kilkaset różnych „worków” z pieniędzmi, których wydatkowanie zależy od co najmniej kilkudziesięciu osób. Na to nakładamy obowiązujące uczelnię przepisy i powstaje gmatwanina zależności.
Tą gmatwaniną zarządza Rektor i dziekani poszczególnych wydziałów za pomocą odpowiednich służb administracyjnych – i to właśnie tutaj działać będzie mechanizm monitorowania wydatków.
Ale o co chodzi?
System do monitorowania wydatków służy do bieżącego budżetowania wydatków i monitorowaniu ich realizacji. Po uproszczeniu procesu wygląda on następująco:
- W systemie powstaje potrzeba wydatku,
- Plan wydatku jest akceptowany,
- W systemie rejestrowane są dokumenty finansowe,
- Sprawa ulega zakończeniu.
W przyjaznym interfejsie udało się udostępnić wszystkie niezbędne informacje użytkownikom zaangażowanym w proces. Jednocześnie udało się zapewnić funkcję edukacyjną polegającą na przypomnieniach przy definiowaniu zakupów podlegających np. prawu zamówień publicznych.