Jakiś czas temu napisałem na LinkedIn i chyba na Facebooku, że jak tylko zakończą się testy mojego systemu do obsługi posiedzeń, podzielę się większą porcją informacji o tym co, dlaczego i jak stworzyłem.
O czym w ogóle mowa?
„System do obsługi posiedzeń” to rozwiązanie pozwalające na obsługę spotkań przede wszystkim organów kolegialnych uczelni wyższej. Organy kolegialne to przede wszystkim senat uczelniany oraz rada uczelni, a na ZUT od 1.06.2023 r. również rady dyscyplin naukowych. Mowa więc o organizowaniu spotkań kilkunastu zespołów i przeprowadzaniu w nich głosowań różnego typu.
Wyzwania
Można by powiedzieć, że system do obsługi głosowań to rozwiązany już dawno temat. Okazało się jednak, że jest miejsce dla pojawienia się od dawna planowanego przeze mnie systemu, który rozwiązuje kilka problemów, jakie pojawiły się przy użytkowaniu rozwiązań dostępnych na rynku.
Podstawowym tematem był sposób zarządzania zespołami tworzonymi w ramach systemu do głosowania. W standardowym podejściu (czyli np. obsłudze posiedzeń rady miejskiej czy podobnego zespołu) na ogół rolę administratora systemu pełni jedna osoba, która obsługuje posiedzenia pełnego gremium, jak i ewentualnych komisji. W przypadku uczelni i kilkunastu niezależnych zespołach takie podejście nie sprawdzi się. Konieczne jest stworzenie niezależnych obszarów administracyjnych – zaprojektowanie systemu tak, aby każdym zespołem mógł zajmować się inny administrator (a nawet kilku), a także żeby mogli oni tworzyć dowolne, mniejsze zespoły (jak np. komisje doktorskie).
Drugie zagadnienie to specyfika głosowań na uczelni – często w posiedzeniach zespołów (jak np. we wspomnianych już komisjach doktorskich) mogą uczestniczyć osoby spoza danej uczelni. Zapewnienie prostego dostępu do głosowania dla takich osób jest przy postępowaniach awansowych pracowników naukowych bardzo istotne.
Po doświadczeniach pracy z kilkoma dostępnymi na rynku rozwiązaniami bardzo ważna jest również ergonomia i intuicyjność pracy w systemie. System musi zapewniać prosty i szybki sposób przygotowania spotkania zespołu oraz płynne prowadzenie samego spotkania.
Głosujemy!
Obiecałem, że napiszę, gdy będzie już po testach. To, że czytasz ten tekst oznacza, że testy zostały zakończone i to powodzeniem. 29.05.2023 r. odbyło się pierwsze posiedzenie Senatu ZUT, podczas którego uniVoter został wykorzystany w pełni.
uniVoter – tak nazywa się system – niesie ze sobą kilka znaczeń.
Po pierwsze – jest to system przygotowany z myślą o uczelni wyższej, uniwersytecie (to odzwierciedla człon „univ”).
Po drugie – jest to system służący (w pewnym uproszczeniu) do obsługi głosowań (a po angielsku głosujący to „voter”).
Po trzecie – jest to system uniwersalny w zakresie swoich zastosowań na uczelni. Umożliwia prowadzenie dowolnych głosowań na spotkaniach dowolnej liczby zespołów.
W ten sposób z połączenia znaczeń powstaje nazwa – uniVoter.
Zakres działania systemu
Co „robi” system? Aby nie zanudzać szczegółami technicznymi i nie napisać też zbyt dużo:
- Udostępnia społeczności akademickiej informacje o porządkach obrad poszczególnych organów kolegialnych.
- Wspomaga planowanie i wysyłanie zaproszeń na przygotowane spotkania.
- Pozwala na udostępnianie materiałów przed posiedzeniami i w ich trakcie – zarówno w postaci plików przypisanych do poszczególnych punktów porządku obrad, jak i całej „paczki” materiałów spakowanej zip-em.
- Pozwala na oznaczanie obecności osób uczestniczących w spotkaniach – na posiedzeniach stacjonarnych również za pomocą czytników kart pracowniczych.
- Obsługuje głosowania.
W tym jednym sformułowaniu kryje się kwestia ustalania kworum, obsługi głosowań zwykłych, wielokrotnych, wyboru z listy wraz z określeniem czy wynik głosowania jest pozytywny czy negatywny. Również w tych słowach zawarty jest cały proces projektowania systemu pod kątem głosowań tajnych. W przypadku uniVotera można byłoby użyć sformułowania „secrecy by design” gdyby tylko istniało w świecie projektowania 😉 - Przygotowuje dokumenty podsumowujące posiedzenie – listę obecności oraz protokoły głosowań.
Do tego dołóżmy jeszcze integrację z systemem kadrowym uczelni, a otrzymamy system zapewniający płynny przebieg posiedzeń wdrożony w infrastrukturze uczelni. Przystosowany do obsługi uczestników korzystających z komputerów, tabletów czy telefonów.
Po posiedzeniu senatu podsumowanie jest proste – spotkanie przebiegło płynnie, a czas poświęcony na kwestie techniczne uległ znacznemu skróceniu. Na oszczędność czasu w znacznej mierze wpłynęło wprowadzenie głosowań wielokrotnych. Drugim składnikiem sukcesu jest również wyeliminowanie wielu małych opóźnień występujących podczas posiedzenia – rozpoczynając od oznaczania obecności, przez poszukiwanie materiałów do danego punktu porządku obrad, po interpretację wyniku głosowania. System pozwala na zaoszczędzenie na każdym głosowaniu sekund, ale całościowym efektem są oszczędności idące w minuty i dziesiątki minut.
Uwolnienie dyskusji
Zwracam szczególną uwagę na oszczędności czasowe z prostego powodu: jeżeli czas nie musi być poświęcany na sprawy techniczne, może zostać poświęcony na merytoryczną dyskusję. Tak widzę rolę informatyzacji – upraszczanie i przyśpieszanie sprawa techniczne, aby zrobić miejsce na wymianę poglądów, która u osób zmęczonych klikaniem nie ma szansy wystąpić.
Rozpisałem się dzisiaj aż za długo. Ale wybacz, pomysł na kompleksową obsługę głosowań chodził za mną od ponad dwóch lat. Teraz udało się go zrealizować. Jeżeli jesteś zainteresowana/zainteresowany tego typu systemem – odezwij się. Może znajdziemy możliwość współpracy.