Rekrutację na szkolenia wewnętrzne można sobie uprościć. Zajawkę do tematu zawarłem w Jak szkolić i nie zwariować? Wprowadzając system informatyczny nie zmieni się od razu ludzi, potencjalnych uczestników szkoleń. Można jednak tak przeprowadzić całą komunikację, aby zminimalizować możliwość pomyłek lub niedoinformowania, uprościć uczestnikom drogi dotarcia do informacji, czy wreszcie sprawić aby sam proces rejestracji był szybki i przede wszystkim zrozumiały.
W Przypadki rekrutera cz. I pisałem o czarnym scenariuszu. Dzisiaj przypadki w dużo jaśniejszych barwach.
05.05.2022 08:12
Co tam dzisiaj mamy? A, no tak. W projekcie zaczynamy rekrutację na kurs on-line. 120 osób w sześciu grupach. Dobrze, że nie trzeba tego robić ręcznie.
No to zacznijmy. Adresaci to pracownicy zatrudnieni nie krócej niż cztery miesiące i nie dłużej niż cztery lata, umowy „na stałe”. Klik. Są. Nawet nie muszę znać ich nazwisk, konfigurator sam zadba o to, żeby to były osoby spełniające te kryteria.
Będą się zgłaszać przez formularz, a odpowiedzi z formularza będą oceniane. Ok. Dodam komisję oceniającą. Teraz formularz. Po przesłaniu formularza do oceny chętni muszą jeszcze dostać maila z potwierdzeniem i od razu oświadczenie projektowe do wypełnienia.
Teraz łyk kawy. Ta delikatna nuta czekolady (tylko skąd się tam wzięła czekolada?!) zawsze mnie zachwyca…
Szkolenie już opisane, grafika wyróżniająca dodana. Komisja jest, mail po zgłoszeniu jest. Ok, teraz grupy zajęciowe. Klik. I jeszcze terminy. Klik.
Jeszcze łyk kawy.
Wszystko się już zsynchronizowało. No to można włączać. Klik.
Teraz jeszcze mail do adresatów. 800 osób. „Szanowni Państwo,…”, albo może mniej formalnie „Chcesz zostać mistrzem…”. Treść jest, ale wyślemy to za pół godziny. Klik. Zaplanowane.
—
16.05.2022 10:03
Jak tam idzie rekrutacja? O – całkiem nieźle, 50 przesłanych formularzy. Ten bezpośredni link i prosty formularz zgłoszeniowy działają cuda. Również dzięki temu, że chętni na bieżąco widzą czego jeszcze nie przesłali idzie to jakoś szybciej. A jak komisja oceniająca? Pracują każdy w swoim tempie, ale widzę, że jedną osobę trzeba odrobinę pogonić. Co prawda jest jeszcze dużo czasu na ocenę, ale niech nie zostawia wszystkiego na ostatnią chwilę. Dobrze, że nie muszą się spotykać i załatwiają wszystko przez system.
—
18.05.2022 przed końcem dnia
Trochę dynamika zgłoszeń spadła… Wyślę jeszcze jednego maila do adresatów, ale zaplanuję go na jutro, na początek dnia pracy. Dobrze, że dostaną go tylko Ci, którzy jeszcze się nie zgłosili. System sam o to zadba.
—
31.05.2022 15:20
Dzisiaj zakończyły się zgłoszenia. 150 osób, będzie lista rezerwowa. Jeszcze trzy zostały do oceny. Przypomnę.
—
4.06.2022 08:00
Ok. Mamy wszystko ocenione, rekrutacja podsumowana. System wyliczył listę zakwalifikowanych i rezerwową. No to zaczynamy, niech się zapisują do grup. Klik. No i wszyscy poinformowani, ciekawe czy zostaną miejsca dla ludzi z listy rezerwowej.
—
6.06.2022 10:08
Minęły już dwa dni zapisów do grup. Rozkłada się to w miarę równo. Dobrze, że nie trzeba nic robić ręcznie. Wszyscy automatycznie wylądowali w zespole Teams, wpisy w kalendarzach też się utworzyły, powiadomienia się wysłały. Osoby ociągające się zdążyły już dostać przypomnienie, że muszą wybrać grupę zajęciową.
—
8.06.2022 11:39
O! Pani Ewa chciałaby jednak się przenieść do grupy trzeciej. Ok. Są tam wolne miejsca. Klik i już. Wpisy w zespołach i kalendarzu się zaktualizowały, a ona dostała odpowiedniego maila.
—
24.06.2022 09:01
No i po szkoleniach 🙂 Uczestnicy pozaznaczali obecności. O, nawet część z nich oznaczyła poziom satysfakcji. Ten Net Promoter Score to był dobry pomysł. Takie proste, a pomaga w zachęcaniu kolejnych osób.
Jeszcze tylko dane do SLa i koniec.
Herbaty jeszcze dzisiaj nie piłem…
Przeczytaj również:
Foto: https://pixabay.com/images/id-3047385/