Adam Spokojny swój spokój buduje na nowoczesnym podejściu do zarządzania prowadzonymi przez siebie projektami. Za szczególnie istotne uznaje to, aby nie wykonywać niepotrzebnych lub wielokrotnie powtarzających się w określony sposób czynności.

To, co robi Adam ma nawet swoją nazwę – optymalizacja i automatyzacja procesów.

Spójrzmy na dwa przykłady automatyzacji jakiej Adam używa w swoich projektach.

Automaty w szkoleniach

Automatyzacja jest szczególnie istotna w projekcie Adama, w którym masowo realizowane są szkolenia. Do zarządzania szkoleniami przygotowany został dedykowany system, który niesamowicie ułatwia sprawę.

Procesy zostały w nim przemyślane w taki sposób, aby wyeliminować możliwie dużo powtarzalnych czynności i przerzucić je na automaty informatyczne. Tak właśnie realizowana jest komunikacja z adresatami szkoleń, rekrutacje na szkolenia ze skomplikowanymi warunkami czy też wydawanie zaświadczeń o ukończeniu kursów.

Powtarzalność czynności została zastąpiona automatem, który będzie realizował wszystkie elementy procesu zawsze tak samo. Bez błędów wynikających np. ze znużenia.

Systemy „gadają ze sobą”

Drugi element automatyzacji jest również ciekawy. System szkoleniowy dostarcza informacji o ukończonych szkoleniach, a te wpływają na wartość konkretnych wskaźników w projektach. Adam skonfigurował system, w którym monitoruje realizację projektów, w taki sposób, że wartości wskaźników odczytują się „same”.

System monitorujący projekty „pyta” cyklicznie system szkoleniowy o konkretne liczby, co pozwala na odnotowanie zmian.

Już jakiś czas temu Adam poznał skrót API i od tamtej pory stara się zapewnić wykorzystanie komunikacji między systemami informatycznymi. Po co ma robić coś sam wielokrotnie i ręcznie, gdy można tego nie robić?

Historie z kategorii „Spokojni”

• Adam jedzie na urlop
  Zbigniew Nerwowy i Adam Spokojny to kierownicy projektów. Obaj mają zaplanowany urlop.
• Adam robi kompot z jabłek
  Adam Spokojny ma działkę. Nie budowlaną – taki rodzinny ogródek działkowy. Ma na nim jabłonkę, która wyjątkowo obrodziła w tym roku.
• Adam Spokojny spływa…
  Telefon w wolny piątek może okazać się prawdziwą „smyczą”. Ale nie musi.
• Adam Spokojny planuje bycie spokojnym
  Czy spokój można zaplanować? Tak! Trzeba o tym pomyśleć, ale jak najbardziej jest to możliwe.
• Adam Spokojny cytuje Maslowa. Potrzeby, a kreatywność.
  Jacy są wrogowie spokoju? A może – jakie trzeba mieć podstawy, żeby budować spokój?
• Optymalizacja i automatyzacja w projektach wg Adama Spokojnego
  Spójrzmy na dwa przykłady automatyzacji jakiej Adam używa w swoich projektach.

Budowanie kreatywności zaczyna się od zapewnienia spokoju. A spokój to stan ducha, do którego osiągnięcia potrzebne jest zaspokojenie co najmniej części potrzeb opisanych w „piramidzie” Maslowa. Od tego musimy zacząć, nawet jeżeli nasza kreatywność ma być oparta o „niepokój twórczy”.

Fundamentem są tam potrzeby fizjologiczne. Wyobrażasz sobie wymyślenie czegoś przełomowego, gdy śpieszysz się w miejsce „gdzie król chadza piechotą”? No nie 😉 Niesamowicie istotny jest też w tej układance sen. Można rozpisywać się na ten temat w nieskończoność. Popełniono też wiele prac naukowych na temat wpływu snu na funkcjonowanie człowieka. A przecież to oczywiste – źle się wyśpisz, zapomnij o spokoju.

Idąc w górę hierarchii potrzeb – potrzeba bezpieczeństwa. Nieustanna walka o przetrwanie nie pozwala na wyzbycie się uczucia przytłoczenia i chęci ucieczki. Bezpieczeństwo to również świadomość panowania nad sytuacją – tego, że funkcjonujesz w określony, zaplanowany przez Ciebie sposób. To nie „brak rzeczy do zrobienia”, lecz rozłożenie tych rzeczy w czasie w taki sposób, że nie stanowią psychicznego dyskomfortu. W świecie projektów to też brak zagrożenia niewiedzą. Bo niewiedza to stres.

Wyższe piętro to potrzeba przynależności. Realizując tę potrzebę niejako automatycznie podbijamy parametry kreatywności. W grupie mającej wspólne cele wymiana poglądów rodzi nowe pomysły. Często jedno wypowiedziane słowo przestawia trybiki w głowie, co chwilę później daje w efekcie rozwiązanie problemu lub pomysł na dalsze działanie.

A to dopiero trzy stopnie hierarchii potrzeb. Aż strach pomyśleć co się stanie, gdy zaspokojone zostaną wszystkie.

Na koniec trzeba zaznaczyć, że nadmierna realizacja części potrzeb fizjologicznych zabija kreatywność. Wieczny sen czy przejedzenie to koniec 😉

Powszechnie wiadomo również, że wszystko zabija awaria ekspresu do kawy. Aż dziwne, że stopniem „0” piramidy Maslowa nie jest właśnie kawa.

We wpisie tym razem nie pojawia się Adam Spokojny. Możesz jednak trochę go poznać zapoznając się z innymi tekstami (są krótkie, nie zajmą Ci wiele czasu).

Historie z kategorii „Spokojni”

• Adam jedzie na urlop
  Zbigniew Nerwowy i Adam Spokojny to kierownicy projektów. Obaj mają zaplanowany urlop.
• Adam robi kompot z jabłek
  Adam Spokojny ma działkę. Nie budowlaną – taki rodzinny ogródek działkowy. Ma na nim jabłonkę, która wyjątkowo obrodziła w tym roku.
• Adam Spokojny spływa…
  Telefon w wolny piątek może okazać się prawdziwą „smyczą”. Ale nie musi.
• Adam Spokojny planuje bycie spokojnym
  Czy spokój można zaplanować? Tak! Trzeba o tym pomyśleć, ale jak najbardziej jest to możliwe.
• Adam Spokojny cytuje Maslowa. Potrzeby, a kreatywność.
  Jacy są wrogowie spokoju? A może – jakie trzeba mieć podstawy, żeby budować spokój?
• Optymalizacja i automatyzacja w projektach wg Adama Spokojnego
  Spójrzmy na dwa przykłady automatyzacji jakiej Adam używa w swoich projektach.

Łatwo powiedzieć „uspokój się”. Przez chwilę zastanówmy się wspólnie skąd bierze się zdenerwowanie. Posłużymy się w tym eksperymentem myślowym na bazie rekrutacji wewnętrznych i dostępu do platformy nauki języka angielskiego.

Adam jak już zapewne wiesz jest kierownikiem projektu (jak nie wiesz to przeczytaj pierwszy wpis o Adamie). W ramach projektu realizuje pozycję budżetową pod nazwą „Dostęp do platformy samodzielnej nauki języka angielskiego”. W ramach tego działania dostęp do zewnętrznego systemu uzyska niemal tysiąc osób.

Ile czasu potrzeba na udostępnienie platformy pracownikom? Zastanówmy się.

1. Poinformowanie pracowników, że jest taka możliwość i jak z niej można skorzystać.
2. Zebranie od pracowników oświadczeń o udziale w projekcie.
3. Dotarcie do pracowników z danymi dostępowymi do platformy.

I gdyby to było tylko tyle… Do tego doliczmy czas potrzebny na odpowiedzi na maile i telefony. Już mniej różowo.

Zrealizowanie tej pozycji budżetowej może być skrajnie czasochłonne, ale Adam używa w realizacji projektu (w którym duża część działań to szkolenia) dedykowanego systemu obsługi szkoleń. Zaplanował to wcześniej, szanując swój czas.

Co może pójść nie tak?

Pkt. 1 – Jeżeli Adam źle skonstruuje komunikat do pracowników, będzie on niejednoznaczny lub niepełny spędzi później niezliczoną liczbę minut lub nawet godzin na indywidualnym wyjaśnianiu, co należy zrobić.

Pkt. 2 – Nawet w systemie wykorzystywanym przez Adama można „zafundować” sobie problemy. Wystarczy nie przemyśleć komunikacji z pracownikami. Jeżeli nie będą mieli informacji podanych „na tacy”, będą musieli szukać choćby formularza z oświadczeniem o udziale w projekcie, skończy się to na odpowiadaniu na indywidualne maile lub wielu rozmowach telefonicznych.

Pkt. 3 – Każda licencja dostępu do platformy nauki języka kosztuje, w związku z tym dane muszą być indywidualne. Dostęp uzyskuje się po spełnieniu kliku warunków. Na spotkaniach były one omawiane. Wystarczy jednak nie przypomnieć o nich w komunikacie do pracowników, a zaczną się problemy. Pokusą jest zbiorczy link do platformy, ale wystarczy, że któryś z pracowników przekaże go znajomym i „pozamiatane”.

Jak widać z powyższego, kluczowe jest prawidłowe zaplanowanie komunikacji i całego procesu przekazywania informacji.

Jak zrobił to Adam?

W swoim systemie obsługi rekrutacji wewnętrznych zaplanował kilka spotkań dla pracowników, podczas których przekazał informacje o tym, jakie warunki należy spełnić, aby uzyskać dostęp do platformy nauki języka.

W systemie przygotowana została funkcja, która przydziela link z puli udostępnionej przez dostawcę platformy. Link jest przydzielany każdej osobie, która weźmie udział w spotkaniu. Nie jest jednak widoczny dla tej osoby.

Po przydzieleniu linku (a więc po wzięciu udziału w spotkaniu informacyjnym) w systemie pojawia się informacja o warunkach jakie pozostały do spełnienia. Wymagane jest oświadczenie o udziale w projekcie. Pracownicy otrzymali druk na maila zapisując się na spotkanie informacyjne, ale mimo tego osobom, które go nie dostarczyły pojawia się dodatkowy link umożliwiający pobranie druku.

Jeżeli pracownik spełnił już wszystkie warunki, w systemie pojawia się stosowna informacja, wraz z linkiem aktywującym licencję dostępową oraz konkretnym komunikatem, co zrobić dalej.

Ale co tak naprawdę zrobił Adam?

Odpowiedź jest prosta – planował. Adam zaplanował to, że będzie spokojny. Przed wdrożeniem procesu przeanalizował go dokładnie i przewidział, w których miejscach mogą pojawić się problemy. Przeprowadził też krótkie testy komunikatów na kilku odbiorcach. Zastanowił się nad tym jak zautomatyzować proces i jak sprawić, aby nie musieć odpowiadać na maile i nie wyjaśniać nic przez telefon.

A teraz siedzi i śledzi słupki ze statystykami wykorzystania licencji w platformie nauki języka.

Historie z kategorii „Spokojni”

• Adam jedzie na urlop
  Zbigniew Nerwowy i Adam Spokojny to kierownicy projektów. Obaj mają zaplanowany urlop.
• Adam robi kompot z jabłek
  Adam Spokojny ma działkę. Nie budowlaną – taki rodzinny ogródek działkowy. Ma na nim jabłonkę, która wyjątkowo obrodziła w tym roku.
• Adam Spokojny spływa…
  Telefon w wolny piątek może okazać się prawdziwą „smyczą”. Ale nie musi.
• Adam Spokojny planuje bycie spokojnym
  Czy spokój można zaplanować? Tak! Trzeba o tym pomyśleć, ale jak najbardziej jest to możliwe.
• Adam Spokojny cytuje Maslowa. Potrzeby, a kreatywność.
  Jacy są wrogowie spokoju? A może – jakie trzeba mieć podstawy, żeby budować spokój?
• Optymalizacja i automatyzacja w projektach wg Adama Spokojnego
  Spójrzmy na dwa przykłady automatyzacji jakiej Adam używa w swoich projektach.

Adam postanowił wycisnąć z wakacji jeszcze jeden weekend. Nigdy nie był na spływie, a nadarzyła się okazja, żeby popłynąć kajakiem ze znajomymi. Niezbyt długo, dwa dni wiosłowania. W piątek wziął urlop i dzięki temu może pojechać na pole biwakowe już w czwartek. Później piątek i sobota w kajaku, no i niedziela. Na wszelki wypadek zarezerwowana na „odchorowanie” zakwasów.

Adam, jak już wiesz z poprzedniego wpisu, kieruje projektem. Przed urlopem spokojnie wysłał wniosek o płatność, ale projekt jest realizowany w ramach konsorcjum i zdarza się, że lider potrzebuje jakichś informacji „na już”.

Tymi sprawami Adam nie musi się jednak zajmować. W systemie, z którego korzysta, wszyscy partnerzy udostępniają wgląd do swoich danych liderowi. Na początku projektu wystarczyło wpisać odpowiedni kod i załatwione. W dowolnym momencie lider zagląda i już wie.

W piątek telefon Adama spokojnie spoczął więc w wodoodpornym worku. Razem z jedzeniem i suchymi rzeczami do przebrania. Pływanie kajakiem to mokre zajęcie 😉 A rzeka Drawa to wprost idealne miejsce na spokojną wycieczkę ze znajomymi.

Historie z kategorii „Spokojni”

• Adam jedzie na urlop
  Zbigniew Nerwowy i Adam Spokojny to kierownicy projektów. Obaj mają zaplanowany urlop.
• Adam robi kompot z jabłek
  Adam Spokojny ma działkę. Nie budowlaną – taki rodzinny ogródek działkowy. Ma na nim jabłonkę, która wyjątkowo obrodziła w tym roku.
• Adam Spokojny spływa…
  Telefon w wolny piątek może okazać się prawdziwą „smyczą”. Ale nie musi.
• Adam Spokojny planuje bycie spokojnym
  Czy spokój można zaplanować? Tak! Trzeba o tym pomyśleć, ale jak najbardziej jest to możliwe.
• Adam Spokojny cytuje Maslowa. Potrzeby, a kreatywność.
  Jacy są wrogowie spokoju? A może – jakie trzeba mieć podstawy, żeby budować spokój?
• Optymalizacja i automatyzacja w projektach wg Adama Spokojnego
  Spójrzmy na dwa przykłady automatyzacji jakiej Adam używa w swoich projektach.

Adam Spokojny ma działkę. Nie budowlaną – taki rodzinny ogródek działkowy. Ma na nim jabłonkę, która wyjątkowo obrodziła w tym roku. Jabłek jest zatrzęsienie.

Adam ma kilka dni więcej urlopu niż jego żona, został w domu i ma przygotować kompot. Nasz bohater jest całkowicie „a-kuchenny” dlatego żona zostawiła mu przepis. Wszystko spisane krok po kroku. Ufff. Może jak będzie robił to sam drugi raz, będzie łatwiej. Przyglądał się co prawda jak robili kompot poprzednio, ale on tylko obierał jabłka 😉

Nie masz wrażenia, że podobnie jest z projektem?

Gdy uczestniczysz w realizacji czyjegoś projektu, jakoś idzie – masz jasno wytyczone rzeczy do zrobienia. Gdy sam masz nim kierować, dobrze jest dostać od kogoś bardziej doświadczonego zestaw wskazówek i numer telefonu „na wszelki wypadek”. Z czasem dochodzisz do etapu, gdy sam/a wypracowujesz sposób działania.

Wskazówki bardziej doświadczonych osób, czy wręcz szablony postępowania pozwalają poczuć się z projektem bardziej komfortowo. Spokojnie.

Sprawdzone mechanizmy, podpowiedzi – kiedy czym się zająć. To sprawia, że kierowanie nie jest nerwówką. Przygotowywany przez nas system implementuje takie rozwiązania, niedługo będziesz mógł/mogła dowiedzieć się więcej.

Wracając do Adama – nie będzie oczywiście dzwonił do żony w sprawie kompotu. Co najwyżej wyśle SMSa 😉

Historie z kategorii „Spokojni”

• Adam jedzie na urlop
  Zbigniew Nerwowy i Adam Spokojny to kierownicy projektów. Obaj mają zaplanowany urlop.
• Adam robi kompot z jabłek
  Adam Spokojny ma działkę. Nie budowlaną – taki rodzinny ogródek działkowy. Ma na nim jabłonkę, która wyjątkowo obrodziła w tym roku.
• Adam Spokojny spływa…
  Telefon w wolny piątek może okazać się prawdziwą „smyczą”. Ale nie musi.
• Adam Spokojny planuje bycie spokojnym
  Czy spokój można zaplanować? Tak! Trzeba o tym pomyśleć, ale jak najbardziej jest to możliwe.
• Adam Spokojny cytuje Maslowa. Potrzeby, a kreatywność.
  Jacy są wrogowie spokoju? A może – jakie trzeba mieć podstawy, żeby budować spokój?
• Optymalizacja i automatyzacja w projektach wg Adama Spokojnego
  Spójrzmy na dwa przykłady automatyzacji jakiej Adam używa w swoich projektach.

Zbigniew Nerwowy miał zaplanowany urlop. Jako kierownik projektu musi jednak zadbać o to, aby wniosek o płatność (a termin złożenia przypada dzień po jego wyjeździe) został złożony bez opóźnienia.

Zbigniew nerwowo czeka na informacje od swoich asystentów na temat osiągnięcia zaplanowanych na ten moment wskaźników projektu. Niestety zebranie tych informacji nie jest takie proste. Liczba osób przeszkolonych, zaawansowanie w projektowaniu i kilka innych.

Dzień przed wyjazdem okazuje się, że wskaźniki nie zostały osiągnięte. Trzeba napisać wyjaśnienie, łatwiej by było gdyby Zbigniew wiedział o tym wcześniej. Gdyby stan realizacji wskaźników mógł znać na bieżąco… Ale ma dzwonić czy pisać codziennie? 

Ostatecznie Zbigniew nie wie czy wyjedzie w terminie. W domu również zrobiło się dość nerwowo.

Adam Spokojny również ma plany urlopowe. Wartości wskaźników ma już zebrane, wystarczyło zajrzeć do systemu. Asystenci wpisują je tam na bieżąco. Był jeden problem w pozycji budżetowej nr 40, ale zainteresował się tym od razu jak wskaźnik nie ruszył z miejsca w zaplanowanym czasie. Teraz skończył pisać wniosek i przesłał go do instytucji.

Wyjazd zaplanowany już dawno i bez problemu będzie można go zrealizować. W zasadzie do grona Spokojnych można również zaliczyć żonę Adama – Juliannę.

Historie z kategorii „Spokojni”

• Adam jedzie na urlop
  Zbigniew Nerwowy i Adam Spokojny to kierownicy projektów. Obaj mają zaplanowany urlop.
• Adam robi kompot z jabłek
  Adam Spokojny ma działkę. Nie budowlaną – taki rodzinny ogródek działkowy. Ma na nim jabłonkę, która wyjątkowo obrodziła w tym roku.
• Adam Spokojny spływa…
  Telefon w wolny piątek może okazać się prawdziwą „smyczą”. Ale nie musi.
• Adam Spokojny planuje bycie spokojnym
  Czy spokój można zaplanować? Tak! Trzeba o tym pomyśleć, ale jak najbardziej jest to możliwe.
• Adam Spokojny cytuje Maslowa. Potrzeby, a kreatywność.
  Jacy są wrogowie spokoju? A może – jakie trzeba mieć podstawy, żeby budować spokój?
• Optymalizacja i automatyzacja w projektach wg Adama Spokojnego
  Spójrzmy na dwa przykłady automatyzacji jakiej Adam używa w swoich projektach.